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资料提供及使用

更新日期: 2017年3月20日
董事将在适当时候获提供适当的资料,其形式及素质可使董事能够在掌握有关资料的情况下作出决定,并能履行董事的职责及责任。
  • 为使董事会 /委员会会议有积极和知情的讨论,议程连同有关董事会/委员会会议的全面资料文件一般会在会议举行前4天预先分派给董事/委员会成员。这些文件包括由集团行政总裁每月报告有关集团的主要活动、项目和计划,以及每月管理层报告,内载有分析集团的财务表现,包括与预算的对照。 除管理层主动提供的资料外,董事可按需要再作进一步查询及应尽量取得适时及全面的回应。董事可随时透过集团行政总裁或公司秘书要求索取更多资料,举凡提呈董事会╱委员会的任何机密资料,以及董事会╱委员会的商议内容,董事均须保密。
  • 如董事未能出席会议,他们亦会收到所有有关文件,并有机会预先向主席、相关委员会主席或公司秘书提交意见,由其将意见代向相关会议提出。
  • 为使董事会有效运作,集团行政总裁及管理层须向董事及委员会成员适时提供准确、清晰、全面及最新资料,让他们知悉集团的最新发展,以便他们能对将在有关会议上讨论的所有事宜均有透彻的考虑并全面履行其职务。
  • 董事与管理人员之间宜有清晰透明的资讯交流。董事会及个别董事可透过独立途径自行接触高级行政人员。董事任何时候可经集团行政总裁或公司秘书向高级行政人员索取业务资料。
  • 除董事会会议外,主席与董事及管理层(及偶尔在没有管理层参与的情况下)以分组形式会面,以非正式但有建设性的方式讨论管理层的表现及╱ 或在董事会议室以外范围发表对其他事宜的意见。
  • 全体董事均可直接接触公司秘书;公司秘书的主要职责包括:与主席及集团行政总裁建立有效的合作关系;提供董事会程序的指引,以确保董事会及其委员会的各项活动运作畅顺;以及密切留意法例、监管及企业管治方面所有可影响集团营运的发展,以及提供所需资源协助董事发展及更新其知识及技能。
  • 每名董事于加入董事会时均获发 《董事手册》 ( 只有英文版 ),内载关于董事/委员会成员的操守指引以及其他主要管治事宜,包括但不限于董事会程序及所有其出任董事期间须遵守的适用法例、规则及规例,以及董事须适时向香港交易所披露其权益、潜在利益冲突以及个人资料变动等等的责任。《董事手册》会定期更新,以反映适用法例及《上市规则》的有关变动。
  • 所有董事可透过电子平台取得董事会╱委员会的文件。该电子平台确保适时及安全地向董事提供资料,同时又可减少董事会╱委员会会议对环境造成的影响。本公司为董事设立电子阅览室,方便董事查阅与其职责相关的资料。

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