• C. 董事责任、权力转授及董事会程序

    • C.1 董事责任

      • 原则

        每名董事须时刻了解其作为发行人董事的职责,以及发行人的经营方式、业务活动及发展。由于董事会本质上是个一体组织,非执行董事应有与执行董事相同的受信责任以及以应有谨慎态度和技能行事的责任。
         

      • 守则条文

        • C.1.1

          新委任的董事均应在受委任时获得全面、正式兼特为其而设的就任须知,其后亦应获得所需的介绍及专业发展,以确保他们对发行人的运作及业务均有适当的理解,以及完全知道本身在法规及普通法、《上市规则》、法律及其他监管规定以及发行人的业务及管治政策下的职责。
           

        • C.1.2

          非执行董事的职能应包括:
           
          (a) 参与董事会会议,在涉及策略、政策、公司表现、问责性、资源、主要委任及操守准则等事宜上,提供独立的意见;
           
          (b) 在出现潜在利益冲突时发挥牵头引导作用;
           
          (c) 应邀出任审核委员会、薪酬委员会、提名委员会及其他管治委员会成员;及
           
          (d) 仔细检查发行人的表现是否达到既定的企业目标和目的,并监察汇报公司表现的事宜。
           

        • C.1.3

          董事会应就有关雇员买卖发行人证券事宜设定书面指引,指引内容应该不比《标准守则》宽松。「有关雇员」包括任何因其职务或雇员关系而可能会管有关于发行人或其证券的内幕消息的雇员,又或附属公司或控股公司的此等董事或雇员。
           

        • C.1.4

          所有董事应参与持续专业发展,发展并更新其知识及技能,以确保其继续在具备全面资讯及切合所需的情况下对董事会作出贡献。发行人应负责安排合适的培训并提供有关经费,以及适切着重上市公司董事的角色、职能及责任。
           
          注: 董事应向发行人提供所接受培训的纪录。
           

        • C.1.5

          董事应于接受委任时向发行人披露其于公众公司或组织担任职位的数目及性质以及其他重大承担,其后若有任何变动应及时披露。此外亦应披露所涉及的公众公司或组织的名称以及显示其担任有关职务所涉及的时间。董事会应自行决定相隔多久作出一次披露。
           

        • C.1.6

          独立非执行董事及其他非执行董事作为与其他董事拥有同等地位的董事会成员,应定期出席董事会及其同时出任委员会成员的委员会的会议并积极参与会务,以其技能、专业知识及不同的背景及资格作出贡献。一般而言,他们并应出席股东大会,对公司股东的意见有全面、公正的了解。
           
          注: 非执行董事出席股东大会是非常重要的。独立非执行董事常是董事委员会的主席或成员,理应向股东负责,在场回应股东有关其工作的提问及查询。若董事缺席股东大会,便不能对股东的意见有全面、公正的了解。
           

        • C.1.7

          独立非执行董事及其他非执行董事须透过提供独立、富建设性及有根据的意见对发行人制定策略及政策作出正面贡献。
           

        • C.1.8

          发行人应就其董事可能会面对的法律行动作适当的投保安排。
           

    • C.2 主席及行政总裁

      • 原则

        每家发行人在经营管理上皆有两大方面—董事会的经营管理和业务的日常管理。这两者之间必须清楚区分,以确保权力和授权分布均衡,不致权力仅集中于一位人士。
         

      • 守则条文

        • C.2.1

          主席与行政总裁的角色应有区分,并不应由一人同时兼任。主席与行政总裁之间职责的分工应清楚界定并以书面列载。
           

        • C.2.2

          主席应确保董事会会议上所有董事均适当知悉当前的事项。
           

        • C.2.3

          主席应负责确保董事及时收到充分的资讯,而有关资讯亦必须准确清晰及完备可靠。
           

        • C.2.4

          主席其中一个重要角色是领导董事会。主席应确保董事会有效地运作,且履行应有职责,并及时就所有重要的适当事项进行讨论。主席应主要负责厘定并批准每次董事会会议的议程,并在适当情况下计及其他董事提议加入议程的任何事项。主席可将这项责任转授指定的董事或公司秘书。
           

        • C.2.5

          主席应负主要责任,确保公司制定良好的企业管治常规及程序。
           

        • C.2.6

          主席应鼓励所有董事全力投入董事会事务,并以身作则,确保董事会行事符合发行人最佳利益。主席应鼓励持不同意见的董事均表达出本身关注的事宜、给予这些事宜充足时间讨论,以及确保董事会的决定能公正反映董事会的共识。

        • C.2.7

          主席应至少每年与独立非执行董事举行一次没有其他董事出席的会议。

        • C.2.8

          主席应确保采取适当步骤保持与股东有效联系,以及确保股东意见可传达到整个董事会。

        • C.2.9

          主席应提倡公开、积极讨论的文化,促进董事(特别是非执行董事)对董事会作出有效贡献,并确保执行董事与非执行董事之间维持建设性的关系。

    • C.3 管理功能

      • 原则

        发行人应有一个正式的预定计划,列载特别要董事会批准的事项。董事会应明确指示管理层哪些事项须先经由董事会批准而后方可代表发行人作出决定。
         

      • 守则条文

        • C.3.1

          当董事会将其管理及行政功能方面的权力转授予管理层时,必须同时就管理层的权力,给予清晰的指引,特别是在管理层应向董事会汇报以及在代表发行人作出任何决定或订立任何承诺前应取得董事会批准等事宜方面。
           
          注: 董事会不应将处理事宜的权力转授予其辖下委员会、执行董事或管理层,若这样的权力转授所达到的程度,会大大妨碍或削弱董事会整体履行其职权的能力。
           

        • C.3.2

          发行人应将那些保留予董事会的职能及那些转授予管理层的职能分别确定下来;发行人也应定期作检讨以确保有关安排符合发行人的需要。
           

        • C.3.3

          董事应清楚了解既定的权力转授安排。发行人应有正式的董事委任书,订明有关委任的主要条款及条件。

    • C.4 董事会辖下的委员会

      • 原则

        董事会辖下各委员会的成立应订有书面的特定职权范围,清楚列载委员会权力及职责。
         

      • 守则条文

        • C.4.1

          若要成立委员会处理事宜,董事会应向有关委员会提供充分清楚的职权范围,让其能适当地履行职能。
           

        • C.4.2

          董事会辖下各委员会的职权范围应规定该等委员会要向董事会汇报其决定或建议,除非该等委员会受法律或监管限制所限而不能作此汇报(例如因监管规定而限制披露)。

    • C.5 董事会议事程序以及资料提供及使用

      • 原则

        发行人应确保董事能够以有意义和有效的方式参与董事会议事程序。董事应获提供适当的适时资料,其形式及素质须使董事能够在掌握有关资料的情况下作出决定,并能履行其职责及责任。

      • 守则条文

        • C.5.1

          董事会应定期开会,董事会会议应每年召开至少四次,大约每季一次。预计每次召开董事会定期会议皆有大部分有权出席会议的董事亲身出席,或透过电子通讯方法积极参与。因此,董事会定期会议并不包括以传阅书面决议方式取得董事会批准。

        • C.5.2

          董事会应订有安排,以确保全体董事皆有机会提出商讨事项列入董事会定期会议议程。

        • C.5.3

          召开董事会定期会议应发出至少14天通知,以让所有董事皆有机会腾空出席。至于召开其他所有董事会会议,应发出合理通知。

        • C.5.4

          经正式委任的会议秘书应备存董事会及辖下委员会的会议纪录,若有任何董事发出合理通知,应公开有关会议纪录供其在任何合理的时段查阅。

        • C.5.5

          董事会及其辖下委员会的会议纪录,应对会议上所考虑事项及达致的决定作足够详细的记录,其中应该包括董事提出的任何疑虑或表达的反对意见。董事会会议结束后,应于合理时段内先后将会议纪录的初稿及最终定稿发送全体董事,初稿供董事表达意见,最后定稿则作其纪录之用。

        • C.5.6

          董事会应该商定程序,让董事按合理要求,可在适当的情况下寻求独立专业意见,费用由发行人支付。董事会应议决另外为董事提供独立专业意见,以协助他们履行其对发行人的责任。

        • C.5.7

          若有大股东或董事在董事会将予考虑的事项中存有董事会认为重大的利益冲突,有关事项应以举行董事会会议(而非书面决议)方式处理。在交易中本身及其紧密联系人均没有重大利益的独立非执行董事应该出席有关的董事会会议。
           
          注: 在符合发行人的组织章程文件、其注册成立地的法律及法规的情况下,董事透过电话或视像会议等电子途径参与会议可算为亲身出席董事会会议。
           

        • C.5.8

          董事会定期会议的议程及相关会议文件应全部及时送交全体董事,并至少在计划举行董事会或其辖下委员会会议日期的三天前(或协定的其他时间内)送出。董事会其他所有会议在切实可行的情况下亦应采纳以上安排。

        • C.5.9

          管理层有责任向董事会及其辖下委员会提供充足的适时资料,以使董事能够在掌握有关资料的情况下作出决定。管理层所提供的资料必须完整可靠。董事要恰当履行董事职责,他们在所有情况下皆不能单靠管理层主动提供的资料,有时董事还需自行作进一步查询。任何董事若需要管理层提供其他额外(管理层主动提供以外)的资料,应该按需要再作进一步查询。因此,董事会及个别董事应有自行接触发行人高级管理人员的独立途径。

        • C.5.10

          所有董事均有权查阅董事会文件及相关资料。该等文件及相关资料的形式及素质应足以让董事会能就提呈董事会商议事项作出知情有根据的决定。对于董事提出的问题,发行人必须尽可能作出迅速及全面的回应。

    • C.6 公司秘书

      • 原则

        公司秘书在支援董事会上担当重要角色,确保董事会成员之间资讯交流良好,以及遵循董事会政策及程序。公司秘书负责透过主席及╱或行政总裁向董事会提供管治事宜方面意见,并安排董事的入职培训及专业发展。

      • 守则条文

        • C.6.1

          公司秘书应是发行人的雇员,对发行人的日常事务有所认识。发行人若外聘服务机构担任公司秘书,应披露其内部一名可供该外聘服务机构联络的较高职位人士(如首席法律顾问或财务总监)的身份。

        • C.6.2

          公司秘书的遴选、委任或解雇应经由董事会批准。
           
          注: 委任及解雇公司秘书事宜应透过董事会会议讨论,并应是举行董事会会议而非以书面决议处理。

        • C.6.3

          公司秘书应向董事会主席及╱或行政总裁汇报。

        • C.6.4

          所有董事应可取得公司秘书的意见和享用他的服务,以确保董事会程序及所有适用法律、规则及规例均获得遵守。