股东大会是董事和管理层与股东之间就集团业务交流意见的重要机会及理想场合。因此，董事会鼓励股东出席股东周年大会并行使其发言及投票权，以及就集团的营运及管治事宜向我们提供宝贵意见。
- 股东召开股东大会及于股东周年大会提呈动议的权利及程序
- 召开股东周年大会
香港交易所每年举行一次股东大会以作为其股东周年大会，一般在4月举行。
如香港交易所于有关财政年度结束后的6个月内仍未举行一次股东周年大会（这情况从未亦不大可能发生），任何股东可向香港法院提出申请，法院可应有关请召开或指示召开股东周年大会。
- 传阅股东周年大会的决议
股东在符合下列条件的情况下可根据香港法例第622章《公司条例》第615条，提出要求传阅股东周年大会的决议：
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| (a) |
占全体有权在该要求所关乎的股东周年大会上，就该决议表决的股东的总表决权最少2.5%的股东；或 |
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| (b) |
最少50名有权在该要求所关乎的股东周年大会上就该决议表决的股东。 |
该请求 –
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| (a) |
可采用印本形式或电子形式送交公司秘书（邮寄到香港中环康乐广场8号交易广场2期8楼的香港交易所注册办事处或以电子邮件发送至 ssd@hkex.com.hk）； |
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| (b) |
须指出有待发出通知所关乎的决议； |
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| (c) |
须经提出该要求的人认证；及 |
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| (d) |
须于该要求所关乎的股东周年大会举行前的6 个星期之前；或（如在上述时间之后送抵香港交易所）该股东周年大会的通知发出之时送抵香港交易所。 |
- 推荐人选在股东周年大会上参选董事
根据《组织章程细则》第 88(3) 条，若有股东欲推荐行将退任董事以外的人士在股东周年大会上参选董事，该股东须于股东周年大会通告派发翌日起计 7 天内（或董事不时订立及公布的任何其他期间），向位于香港交易所注册办事处（香港中环康乐广场8号交易广场2期8楼）的公司秘书送交书面提名通知。相关程序载于与年报一并寄发予股东的通函内。
- 在股东周年大会或股东大会上传阅陈述书
股东可根据香港法例第622章《公司条例》第580条，要求香港交易所向有权收到股东大会通知的股东，传阅字数不多于1,000字的陈述书，关于有待在该股东大会上处理的决议所述的事宜或其他有待在该股东大会上处理的事务，如股东符合下列条件：
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| (a) |
占全体有相关表决权利的股东的总表决权最少2.5% 的股东；或 |
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| (b) |
最少50名有相关表决权利的股东。 |
该请求 –
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| (a) |
可采用印本形式或电子形式送交公司秘书（邮寄到香港中环康乐广场8号交易广场2期8楼的香港交易所注册办事处或以电子邮件发送至 ssd@hkex.com.hk）； |
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| (b) |
须指出将予传阅的陈述书； |
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| (c) |
须经提出该要求的人认证；及 |
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| (d) |
须于该要求所关乎的股东大会举行前最少7日送抵香港交易所。 |
- 召开股东大会
占全体有权在股东周年大会上表决的股东的总表决权最少5%的股东可根据香港法例第622章《公司条例》第566条提出要求召开股东大会。
该请求 –
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| (a) |
须述明有待在有关大会上处理的事务的一般性质； |
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| (b) |
可包含可在该大会上恰当地动议并拟在该大会上动议的决议的文本； |
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| (c) |
可包含若干份格式相近的文件； |
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| (d) |
可采用印本形式或电子形式送交公司秘书（邮寄到香港中环康乐广场8号交易广场2期8楼的香港交易所注册办事处或以电子邮件发送至ssd@hkex.com.hk）；及 |
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| (e) |
须经提出该要求的人认证。 |
根据香港法例第622章《公司条例》第567条，董事须于他们受到该规定所规限的日期后的21日内，召开股东大会。而该大会须在召开该大会的通知的发出日期后的28日内举行。若董事没有按照要求召开大会，则要求召开该大会的股东，或占全体该等股东的总表决权过半数的股东，可根据香港法例第622章《公司条例》第568条自行召开股东大会。但该大会须在有关董事受到召开大会的规定所规限的日期后的3个月内召开。要求召开有关大会的股东如因有关董事没有妥为召开股东大会，而招致任何合理开支，香港交易所须向有关股东付还该等开支。
- 股东适时获提供有关将在股东大会上决定的事宜的详细背景资料，并获通知有关规管会议程序的规则 ( 包括投票程序 ) 的详细资料。股东周年大会通告会于会议前至少足20 个营业日前发送予股东，而其他股东大会的通知期则跟从香港法例第 622 章《公司条例》及 《上市规则》所规定。
- 在《组织章程细则》及联交所不时订明的规则的规限下，股东有权参与股东大会并在会上发言及投票。不能出席股东大会的股东可委任代表代其发言及投票；代表委任表格连同会议通告一并寄予股东。
- 股东大会上，大会主席会就每项实际独立的事宜（包括选任个别董事）分别提出决议案。
- 根据《上市规则》第 13.39(4) 条，除股东大会主席以诚实信用的原则做出决定，容许纯粹有关程序或行政事宜的决议案以举手方式表决外，所有在股东大会上的表决均须以投票方式进行。自 2003 年起，香港交易所在股东大会上的决定均使用投票方式表决，以确保每股股份均有一票表决权。投票表决的程序详情载于会议前寄予股东的通函，会上亦会作出讲解。股东大会主席会在会议上说明以投票方式表决的详细程序及回答股东的提问。
- 以投票方式表决，亲身出席或委派代表出席之每名股东，每持有股份一股可投一票。倘股东为法团并由正式授权代表代为出席，则该股东将被视作亲身出席。于投票时，亲身出席或委派代表出席并可投超过一票之股东毋须行使其全部投票权（即所投票数可少于其持有或代表之数目），亦不一定要以相同方式行使其全部投票权（即可行使部分投票权赞成决议案及行使部分投票权反对决议案）。
- 香港交易所鼓励股东参与主要企业管治事宜的决策，如提名及选举董事会成员(政府委任董事及当然成员除外)，修改《组织章程细则》及非执行董事薪酬安排的变动。股东会有充足时间提名人选参选董事，亦在股东大会前有充足时间考虑获提名的候选人。
- 香港交易所确保所有投票均得到适当计算及记录。投票结果由独立监票人核实，并于股东大会结束后即时公布及登载在香港交易所集团网站及「披露易」网站。
- 根据《上市规则》，在涉及交易拥有重大权益的股东或须在有关的股东大会上就相关决议案放弃投票。
- 主席以及稽核委员会、提名及管治委员会、薪酬委员会及其他董事委员会各自的主席、所有其他董事以及集团财务总监通常会在股东周年大会上解答股东的提问( 除非疾病或另有其他迫切性原因致未能出席) 。股东亦可在会上提问问题，并有机会在大会结束后与董事会面。香港交易所的外聘核数师亦会出席会议，就有关审计工作的进度、核数师报告的编制和内容、会计政策及核数师的独立性事宜回应提问。
- 有关股东大会的文件（如股东大会通告、代表委任表格、有关的投票表决结果及股东大会会议纪录）。