香港交易及结算所有限公司及其附属公司（统称“香港交易所”或“我们”）致力保护由我们托管、控制或持有的个人资料。根据适用的资料保护法，香港交易所是“资料控制者”。“个人资料”指与可识别的个人有关，或可用于识别个人的任何资料，而该人士在此被称为“阁下”或“资料当事人”。

本隐私声明（“声明”）适用于为我们的采购流程提供个人资料的资料当事人，其中资料当事人是代表自己行事的个人（作为自然人供应商）或代表某一法律实体（而香港交易所向其采购产品或服务）（“供应商”）。具体而言，其指为维护我们批准的供应商名单而处理的个人资料，以便我们评估标书回应（包括提案邀请书和招标），确定并执行我们与供应商（包括代表供应商签署合约的法律代表）的合约关系，并进行相关的供应商委任入职流程。本声明也适用于有关合约中所提及的活动的员工/顾问的个人资料。

本声明规定了我们收集、生成和以其他方式处理的个人资料、我们如何处理这些资料、这些资料可能会传输给谁、我们如何保护这些资料以及资料当事人在适用的资料保护法下的权利。若阁下提交个人资料，以回应提案邀请书、招标或其他采购申请流程，和/或在此种情况下（即香港交易所已接受产品或服务供应之要约，而阁下或有关的法律实体并因此受限于委任入职流程），阁下则承认已了解本声明。

为反映与我们的业务或营运有关，并影响我们的采购管理流程的任何香港交易所相关的发展，或由于适用法律和法规的变化，我们将不时修订本声明。在适用资料保护法要求的范围内，我们将通知资料当事人重大变更，并在需要时征求其同意。

如果未向香港交易所提交正确或完整的个人资料，那么我们可能无法处理采购申请，进行相关的供应商委任入职流程，和/或与阁下合作开展合同中提及的活动，并且我们可能也无法根据适用的资料保护法处理与阁下作为资料当事人的权利相关的请求。香港交易所还需要履行某些监管职能，如果我们没有被提供所要求的个人资料，这些职能可能无法履行。

本声明不适用于我们面向客户的网站，其已被阐明于我们的一般网站隐私声明。

香港交易所向提供采购流程管理支持性服务的第三方组织披露个人资料。这些第三方个人资料接收者和具体传输目的如下：

• 香港交易所的附属公司
• 我们的专业服务提供者，如法律顾问、税务顾问和审计师
• 根据阁下的授权代表阁下行事的任何个人或实体
• 香港交易所或我们附属公司的任何监管机构或其他机构
• 我们的电信、IT安全或其他技术援助的承包商或供应商

为履行我们的法律义务，我们还可能与法院、监管机构、政府和执法机构以及其他公共机构分享阁下的个人资料。

阁下可以按照下文“联系我们”所列明的地址，以获得关于这些第三方的更多详细信息。我们将尽力地按照适用的资料保护法提供此类信息。

若适用的资料保护法要求，香港交易所只会在阁下事先同意的情况下向第三方披露个人资料。在某些司法辖区，香港交易所可能还需要在此类转移之前采取额外措施（例如，在类转移之前，开展隐私影响评估）。

香港交易所可能会在资料当事人所在司法辖区之外处理个人资料，包括与第三方分享个人资料（如供应商）。香港交易所将尽合理努力确保目的地司法辖区的法律和法规为个人资料提供相同或可比水平的保护。否则，我们将采用标准合同条款或相关司法辖区当局批准的其他资料传输机制，确保在传输时采取适当的保护措施。若适用的资料保护法要求，我们还将针对这类跨境传输采取额外措施，例如进行隐私影响评估。

个人资料被托管或传输到的地区会不时发生变化，但通常包括香港、英国、美国、欧盟、瑞士、新加坡、日本、印度和中国内地。

我们将在实现本声明中所列明的处理目的所需的时间内保留您的个人资料，并且在任何情况下都会根据适用法律保留您的个人资料。

为判断和确认合适的保留期限，香港交易所还会参考以下因素：

• 收集之初始目的
• 涉及个人资料的合同之终止
• 适用法律所规定的期限
• 是否存在任何法律或监管调查或法律程序
• 规定香港交易所职能、义务和责任的具体法律或法规
• 我们的监管机构或国际机构发布的非法定指南中规定的保留期限
• 个人资料的敏感性和相关处理活动的风险程度

除非执法部门要求（例如可能发生了事件），否则我们场所CCTV的影像将保留60天。

对于中国内地的资料当事人，我们通常会将个人资料保留自上次活动或与我们互动后不超过三年。有关我们个人资料保留期限的更多详细信息，可根据下文“联络我们”所列明的地址提出要求。

如果基于收集之目的而不再需要个人资料，我们将在合理可行的情况下尽快停止处理该等个人资料（但可能会按需保留其副本，以用于存档，实际或潜在的争议，或遵守适用法律），并采取合理措施销毁相关个人资料。

我们将采取一切可行且合理的措施，遵守适用的资料保护法和既定的国际安全标准，以提高我们处理的个人资料的安全性。这包括物理、技术和管理保障措施，以防止未经授权的访问、收集、使用、披露、复制、修改、处置或类似风险，例如：

• 将个人资料储存在访问受限的安全操作环境中
• 要求相关第三方采取适当的保障措施
• 在获准进入香港交易所场所之前，需进行严格的身份验证

我们有时可能会提供第三方网站的链接，在此等情况下，则本声明将不适用。我们建议阁下閲读这些网站各自的隐私声明，以了解阁下的个人资料将如何受到管理。

如果这些权利适用于阁下，我们将尽合理努力满足有关请求或提供解释。请注意，根据适用的资料保护法，我们仅有义务在12个月内最多二次响应同一资料当事人的个人资料请求，并且我们可披露的个人资料可能会受到限制，这也是为了保护阁下的个人资料。

我们将努力尽快回复阁下，但无论如何，不会超过适用的资料保护法所规定的期限。如果可能出现延误，我们将提供解释和预计的回复时间。根据适用的资料保护法，我们可能会根据阁下的请求，基于有关成本而收取合理的费用。

请注意，我们可能需要验证阁下的身份，或阁下的进一步説明，以处理阁下的请求。如果阁下作为资料当事人，欲指定授权代理人代表阁下提出请求，除非阁下的授权代理人拥有授权书或是阁下的监护人，否则，在我们向阁下的授权代理人提供任何其请求的信息之前，我们可能会要求阁下直接验证阁下的身份。为验证阁下的请求而收集的信息将仅用于验证。对于删除请求，我们也需验证阁下的身份，然后单独确认阁下希望删除的个人资料。

阁下如对本声明的内容有任何担忧，疑问或意见，或欲行使资料当事人的权利，请通过以下方式与我们联系：

Group Data Protection Officer (dataprivacy@hkex.com.hk)

GDPO Office

Hong Kong Exchanges and Clearing Limited

8/F., Two Exchange Square, 8 Connaught Place, Central, Hong Kong

英国代表处：10 Finsbury Square, London, EC2A 1AJ, United Kingdom

欧盟代表处：De Cuserstraat 91, 1081 CN Amsterdam, Postbus/PO Box 7902, 1008 AC Amsterdam, Netherlands (hkex.eurep@eversheds-sutherland.com)

就行使资料当事人权利，请告知以下信息：

资料当事人的身份

• 全名*
• 公司名称
• 电子邮件地址*
• 主要住所地址
• 身份详情（如代表资料当事人）
• 所存档的联系方式*

特定权利

• 特定权利*
• 请求的目的
• 接收请求结果的首选通讯方式和地址*
• 支持有关请求的文件

*必填

任何已联系我们且对我们的个人资料管理不满的资料当事人，也可以联系相关隐私监管机构以解决该问题或寻求帮助。

英国的隐私监管机构是Information Commissioner，可通过https://ico.org.uk/make-a-complaint/联络，或邮寄至：Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF, United Kingdom。

如果阁下居住在英国境外，阁下可以联系阁下居住国家/地区的相关资料隐私监管机构。

此文件为英文版本之译本。若有任何不一致之处，应以英文爲准。

最后更新：2024年3月

本声明涉及以下香港交易所集团实体的隐私保护安排。有关以下实体的联络详情，请参阅“联系我们”。

• 香港联合交易所有限公司
• 香港期货交易有限公司
• 香港中央结算有限公司
• 香港期货结算有限公司
• 香港联合交易所期权结算所有限公司
• 香港场外结算有限公司
• 香港交易所资讯服务有限公司
• 香港交易所资讯服务(中国)有限公司
• 香港交易所(中国)有限公司
• HKEX Investment (China) Limited
• 香港交易所投资(香港)有限公司
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• 香港联合交易所有限公司新加坡办事处
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